NL
EN
Contractbook verzorgt een complete oplossing voor het managen en maken van contracten. In een handomdraai zet je nieuwe contracten op, laat je ze digitaal tekenen (met wettelijke geldigheid) en archiveer je ze veilig op één centrale plek. Het is een volledige en toch simpele oplossing waar je gemakkelijk met de gehele organisatie gebruik van kunt maken.
Als recruiter regel je jouw contracten natuurlijk het liefst vanuit je eigen ATS-systeem. Daarom hebben we een integratie tussen OTYS en Contractbook gemaakt zodat je in een handomdraai je contracten opzet, laat tekenen en archiveert. Voor dit blogartikel interviewden we Yannick, de projectmanager van dit project, om ons te vertellen hoe deze integratie precies werkt.
Hoe is de samenwerking met Contractbook tot stand gekomen?
ePunkt, een grote klant van ons met veel recruiters uit Oostenrijk, was via OTYS bij ons terecht gekomen. Met 100+ recruiters aan het werk maken zij natuurlijk ontzettend veel contracten voor hun klanten. Om deze iedere keer handmatig op te zetten is een arbeidsintensief proces en daarom waren ze op zoek naar een partij waarmee ze dit digitaal konden automatiseren.
In eerste instantie had ePunkt dit met een andere partij geprobeerd, maar het bleek dat hun data met deze partij niet binnen de EU bleef. Met alle privacygevoelige informatie die in recruitmentcontracten staat was dit natuurlijk erg problematisch. Dus toen zijn ze opzoek gegaan naar een nieuwe partij en zo kwamen ze bij Contractbook uit. Daarmee kunnen ze gemakkelijk contracten opzetten en tekenen terwijl alle data veilig gewaarborgd blijft.
Het enige dat nog ontbrak was een handige integratie met hun ATS-systeem, dus zodoende verwees OTYS ze door naar ons om hier samen met Contractbook aan te werken.
Hoe werkt de Contractbook integratie met OTYS?
Door de integratie kun je als recruiter direct je contracten laten opzetten vanuit OTYS. Daar heb je immers alle klant- en kandidaatsgegevens en alle informatie van de vacature al bij elkaar. Ook staan de gemaakte afspraken zoals het dienstverband, het salaris en hoe en wanneer er uitbetaald wordt allemaal in OTYS. Al die gegevens en afspraken heb je nodig om het contract op te zetten.
En dat doe je met één druk op de knop. Contractbook heeft een aantal templates op basis van het type dienstverband en daar kies je als recruiter de juiste uit. Op de achtergrond vult XA Flow dan alle data in en wordt het contract gegenereerd. Dat scheelt dus een hoop knip- en plakwerk waarmee recruiters meestal hun eigen templates aanpassen. Bovendien is het minder foutgevoelig, want zolang je data goed in OTYS staat, zal deze ook juist worden overgenomen in het contract.
Als het contract gegeneerd is krijg je een draft versie om te controleren voordat je het contract verstuurd. Tegelijkertijd wordt er ook een taak in OTYS aangemaakt, waarin staat dat het contract in “draft” staat met daarbij een link naar het bijbehorende contract. Zo kun je dus te allen tijde zien wat de status is van het contractproces en kan een collega makkelijk je werk overnemen zonder te hoeven zoeken naar de meest up-to-date versie van het contract. Na de controle klik je op “verzenden voor handtekening” en wordt het contract verstuurd naar het e-mailadres van de klant. De taak in OTYS wordt hiermee geüpdatet naar “pending”.
Bij ontvangst van een contract krijgt de klant 2 opties: weigeren of ondertekenen. Bij ondertekening wordt het contract opgeslagen in het OTYS vacaturedossier en wordt de taak geüpdatet naar “signed”. Als de klant weigert kan deze een opmerking toevoegen om bijvoorbeeld een aanpassing aan te vragen. Deze kun je dan doorvoeren en het contract opnieuw verzenden voor ondertekening.
Zo regel je dus het complete contractproces in OTYS en ben je in 2x klikken klaar: één klik aanmaken, één klik verzenden. Dat scheelt een hoop handmatig werk waar recruiters anders zo een half uur per contract mee bezig zijn. Met 100+ recruiters zoals ePunkt bespaard dat dus enorm veel tijd en dus ook kosten per week. Bovendien is het een stuk waterdichter dan het handmatig aanpassen van je eigen templates.
Wat zijn de plannen voor de toekomst?
Contractbook is een partij met een grote visie die snel leert. Zo hebben ze bijvoorbeeld een deel van de logica van ePunkt overgenomen en deze doorontwikkeld voor het opmaken van hun contracten. Zo kan de gebruiker simpelweg aan de voorkant allerlei gegevens invullen en wordt dit aan de achterkant in contractuele termen omgezet. Hierdoor is de integratie met Contractbook niet alleen interessant voor recruitmentpartijen, maar kunnen ook andere partijen die veel contracten aanmaken, zoals vastgoed, notariaat en advocaten, hiervan profiteren.
Zo heeft Contractbook ons onlangs verbonden met een vastgoedpartij uit Amerika om ook hun contractproces te automatiseren. Op deze manier is er een samenwerking ontstaan, en die bouwen we graag verder uit. Wij spreken immers veel klanten die een digitale contractentool zoeken, terwijl Contractbook veel klanten heeft die op zoek zijn naar het integreren van hun digitale systemen – ofwel, een samenwerkingsverband met een hoop potentie!