Digitalisering van het examenproces | XA

Geschreven door Sayed Nasibdar op 25 oktober 2023

Het administreren van handgeschreven examens kan een hoop tijd en energie opzuigen. Docenten moeten ze immers voorbereiden, printen én stuk voor stuk nakijken (of ontcijferen in het geval van een slecht handschrift). Vaak wordt daarna ook nog de naam, het vak en het cijfer op een voorblad toegevoegd, en moet dit geregistreerd worden in het administratiesysteem. Dit gehele proces kost onnodig veel tijd en is door al deze handmatige tussenstappen enorm foutgevoelig.

Digitaliseren van examens is een logische verbetering. Maar hoe stroomlijn je het digitale examenproces? En hoe bewaar je het overzicht tijdens de transitiefase waarin je zowel digitale als handgeschreven examens afneemt? Deze uitdagingen bespreken we in dit blogartikel.

Digitaliseringstrend van het examenproces

Op dit moment zien we een sterke trend richting het digitaliseren van examens. Dit bespaart een hoop tijd. Voor docenten qua voorbereiding en nakijken; en voor het examenbureau qua registratie en verwerking van de gegevens. Bovendien is het voor studenten een stuk fijner om digitale examens te maken, want schrijven met de hand kost een hoop extra tijd en moeite – tijd en moeite die niks met de beheersing van de examenstof te maken heeft.

Uitdagingen tijdens digitalisering van het examenproces

Maar ondanks al deze voordelen is de administratie van digitale examens bij veel organisaties toch nog een inefficiënt proces. Er zijn namelijk een hoop verschillende leveranciers van digitale examens. En hoewel deze goede ondersteuning aan de “voorkant” bieden (automatisch bewaren van beoordeelde examens, downloaden van examens in PDF en cijfers in Excel) is het aan de “achterkant” nog steeds een handmatig proces. Onderwijsinstellingen moeten namelijk zelf de cijfers en de verantwoording hiervan verwerken en dit registreren in een informatiesysteem zoals Eduarte, Osiris of Magister.

Stroomlijnen van het examenproces

Tijdens het digitaliseren van het examenproces heb je altijd een periode waarin je zowel digitale als handmatige examens afneemt. Hiervoor zal je verschillende systemen parallel hebben lopen en is het des te belangrijker om het overzicht te bewaren door je processen te stroomlijnen.

Gelukkig kan dat tegenwoordig, bijvoorbeeld door een koppeling met je student-informatiesystemen die de registratie automatiseert. Daarnaast kun je automatische validatiestappen toevoegen en op deze manier software inzetten om je examen registratieproces te optimaliseren. Als je zulke processen effectief stroomlijnt kun je de volgende 3 resultaten bereiken:

1. Tijd en energie vrijmaken voor docenten: zo kunnen docenten zich focussen op lesgeven en de kwaliteit van onderwijs.
2. Controle behouden tijdens de examenregistratie: zelfs de kleinste fout kan immers grote problemen opleveren voor je studenten.
3. De verwerking van je processen versnellen: zo kunnen studenten sneller hun cijfers inzien en weten ze direct waar ze aan toe zijn.

Dus, ben jij docent, werk je in het examenregistratieproces, of ben je lid van een projectgroep en help je de studentadministratie verder digitaliseren? Dan kunnen jij en jouw organisatie profiteren van gestroomlijndere processen - we gaan graag met jou hierover in gesprek!

Neem hiervoor een kijkje op onze website of stuur een e-mail naar Sayed.