Bergman Clinics, het grootste netwerk van focusklinieken voor planbare medische zorg in Nederland, heeft de afgelopen jaren een aanzienlijke groei doorgemaakt. Om deze groei te ondersteunen en te waarborgen dat nieuwe medewerkers snel en effectief aan de slag kunnen, werd besloten het instroomproces en de onboarding te automatiseren. Alles met de hand doen was geen optie meer. XA speelde een cruciale rol in dit project door de inzet van XA Flow.
Uitdagingen van on- en offboarding
Het instroomproces en de onboarding van nieuwe medewerkers kunnen complex en tijdrovend zijn. De administratieve rompslomp bij het bijhouden van alle stappen die genomen moeten worden voor elke nieuwe medewerker is een complexe aangelegenheid. Deze taken zijn bovendien vaak repetitief en foutgevoelig, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid belemmert.
Daarnaast zijn er vaak communicatiestoornissen tussen de verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het proces, wat leidt tot talloze e-mails en het risico op miscommunicatie. Wat wenselijk is is dat nieuwe medewerkers snel toegang krijgen tot alle benodigde systemen, apparaten en materialen. Bovendien wil je, als er een medewerker uit dienst gaat, daar zo min mogelijk administratieve werkdruk van hebben. Dit alles is moeilijk te coördineren zonder een geautomatiseerd systeem en was de reden voor Bergman Clinics om met ons in gesprek te gaan.
De geleverde oplossing van XA
XA bedient Bergman Clinics al jarenlang op het gebied van dienstverlening voor hun specifieke documentenstromen. In 2020 is XA begonnen met het automatiseren van de wervingsprocessen van Bergman Clinics met behulp van XA Flow. Denk daarbij aan het instroomproces en de onboarding van nieuwe medewerkers maar ook aan bestaande medewerkers die een andere functie gaan bekleden. Ook dan treden er vaak veranderingen op. Ook voor het proces van uitdiensttreding hebben we een aantal waardvolle automatiseringen doorgevoerd.
Automatiseren betekent koppelen in het onboardingproces
Systemen die al gebruikt worden moeten optimaal ingezet blijven worden. Dat was een belangrijk uitgangspunt. XA Flow vormt daarbij een middleware oplossing die de regie pakt over de processen. Er wordt automatisch een dagelijkse check gedaan in het AFAS-systeem. Daarbij wordt geanalyseerd wie er komende maand in dienst treedt en welke taken daarvoor afgehandeld moeten worden. Hierbij worden de functie, werklocatie en arbeidsvoorwaardengegevens doorgestuurd naar TOPdesk en worden automatisch tickets aangemaakt voor iedere individuele persoon. (TOPdesk speelt een cruciale rol bij het beheren en coördineren van taken die verband houden met de instroom en uitdiensttreding van medewerkers).
Daarnaast zijn ook de rechten die bij de verschillende functies horen vastgelegd. Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, wordt automatisch bepaald of deze een smartphone en/of laptop krijgt en welke toegang nodig is tot de website, het intranet, applicaties en cloudruimte met gedeelde mappen. De IT-afdeling ontvangt vervolgens automatisch de bijbehorende tickets om al deze voorzieningen in orde te maken. Door deze standaardisatie worden fouten voorkomen en de IT-collega kan eerder bestellingen plaatsen.
Duidelijkheid over individueel gebruik
Bovendien worden er automatische checks gedaan op afgeronde tickets. Als er bijvoorbeeld een e-mailadres is aangemaakt, dan wordt dit teruggekoppeld naar AFAS en daar ingevuld bij het medewerkeraccount. Zo blijft alle informatie altijd up-to-date in zowel de IT- als de HR-systemen: het is voor iedereen duidelijk wie wat gebruikt.
Hetzelfde proces vindt plaats bij medewerkers die een andere functie binnen het bedrijf gaan bekleden. Daar horen immers ook vaak nieuwe of andere rechten bij en soms ook nieuwe hard- en software. De IT-afdeling krijgt dan tickets binnen, met alle benodigde gegevens, zodat ze kunnen controleren en wijzigen wat er geüpdatet moet worden.
“Dankzij de automatisering van XA verloopt onze on- en offboarding vlekkeloos. Nieuwe medewerkers kunnen nu vanaf dag één effectief aan de slag, wat hun start bij ons veel aangenamer maakt.”
Gemak bij uitdiensttreding
Het uitdiensttreden bij Bergman Clinics kent een vergelijkbaar proces. Dit gebeurt via een connector waar automatisch een flow start als iemand over 21 dagen uit dienst treedt. Ook hiervoor worden tickets aangemaakt in TOPdesk, met checks op het inleveren van de ter beschikking gestelde apparatuur, zoals smartphones en laptops. Ook worden automatisch e-mailadressen en gebruikersaccounts ingetrokken evenals toegekende rechten. De medewerker die de organisatie verlaat krijgt daarbij geautomatiseerde e-mails toegestuurd die de uitdiensttreding toelichten. Zo blijven ze op de hoogte van het proces en van de stappen die ze zelf moeten ondernemen, zoals het inleveren van hun werklaptop en de locatie waar ze dat kunnen doen. Van begin tot einde dienstverband houdt TOPdesk alle gegevens voor een medewerker bij in een account, welke automatisch gearchiveerd wordt één dag na het uitdiensttreden.
Concrete resultaten
De automatiseringen door XA Flow hebben bij Bergman Clinics onder andere geleid tot de volgende resultaten:
- Vermindering van het aantal administratieve handelingen, zowel voor HR- als IT.
- Minder fouten bij de on- en offboarding processen, omdat informatie op een centrale plek bij elkaar komt.
- Snellere onboarding: nieuwe medewerkers kunnen sneller en efficiënter aan de slag omdat ze eerder hun werkmiddelen aangeleverd krijgen.
- Verbeterde eerste indruk: nieuwe medewerkers ervaren een soepele start, wat bijdraagt aan een positief beeld van de organisatie.
- Bescherming van gegevens: deze oplossing draagt ook bij aan het mogelijke risico dat belangrijke informatie de organisatie verlaat, na uitdiensttreding (accounts en e-mailadressen, toegangsrechten worden automatisch afgesloten).
Toekomstperspectief
Voor de toekomst staan er nog meer automatiseringsprojecten op de planning. Het doel is om zoveel mogelijk van onze systemen effectief met elkaar te koppelen. Een toekomstig project betreft de integratie van het ticketsysteem voor medische apparatuur, waardoor storingen sneller kunnen worden opgelost en specialisten efficiënter kunnen werken. Met XA Flow is immers elke denkbare koppeling te maken, waardoor meer grip en controle op document- en informatiestromen plaatsvindt.
Over Bergman Clinics
Bergman Clinics is een vooraanstaande zorginstelling in Nederland, gespecialiseerd in planbare medische zorg. Met meerdere klinieken biedt het hoogwaardige behandelingen aan, gericht op de verbetering van de levenskwaliteit van hun patiënten. Door te investeren in innovatieve oplossingen blijft Bergman Clinics zich ontwikkelen en de zorg optimaliseren. Voor meer informatie, bezoek Bergman Clinics.