Een kandidaat reageert op een functie die je als recruiter op social media hebt geplaatst. Hij denkt in aanmerking te komen en uploadt zijn cv via jouw online portal. Uiteraard geen kopie van een paspoort via mail. Alle gegevens komen netjes in jouw portal terecht die alleen toegankelijk is voor geautoriseerde medewerkers. Het portaal zorgt er tevens voor dat de persoonlijke gegevens AVG-proof zijn opgeslagen. De selectie van de juiste kandidaat kan beginnen.
Job done
Jouw job is te kiezen welke kandidaat de juiste is voor de functie. Van de vijf geselecteerde kandidaten is er één aangenomen. De opdrachtgever is tevreden. Job done? Niet echt. Wat volgt is de moeilijke taak om de andere vier op de hoogte te brengen dat zij het niet zijn geworden. Job done? Niet echt, want wat doe je met de gegevens van de vier andere kandidaten. Gooi je deze weg? Sla je ze nog even op? En hoe hou je in de gaten welke gegevens waar zijn opgeslagen en voor hoe lang? Goede kandidaten zijn immers goud waard. Het zou jammer zijn als je die op een later tijdstip graag zou willen benaderen maar dat je hun gegevens dan niet meer hebt. Of je weet niet meer waar deze zijn opgeslagen.
AVG-proof
Even voor de goede orde. Wist je dat je een cv van een kandidaat volgens de AVG-wetgeving zonder toestemming maar 1 maand mag bewaren? En dat een cv met toestemming van de kandidaat uiterlijk 1 jaar bewaard mag blijven? Kortom, als een sollicitant is afgewezen, moet je de gegevens binnen een redelijke tijd verwijderen. Heb je toestemming en ook nog een reden om de gegevens langer te bewaren, dan mag dat. Let er dan wel op dat je de toestemming kunt aantonen en hanteer een bewaartermijn in je privacy statement voor deze situaties.
Monitoren
Hoe zorg je ervoor dat je relevant blijft voor de kandidaat en de kandidaat voor jou? En hoe voorkom je dat de kandidaat op enig moment een klacht indient omdat je zijn of haar cv ongeoorloofd hebt bewaard. Niet ieder ATS beschikt over de tools om klantgegevens te monitoren en persoonlijke gegevens op de juiste manier af te schermen op een manier die AVG-proof is.
Maatwerk workflow
Regelmatig worden wij gevraagd om in opdracht van een recruitmentbureau een flow te ontwikkelen die gericht is op kandidaten die niet (volledig) voldoen aan de functie-eisen van een vacature. Een flow die kandidaten op gerichte tijden automatisch en persoonlijk benadert met vragen als: Heb je al werk gevonden? Is je cv nog veranderd? Mogen we je cv nog even bewaren? enzovoort. Door deze workflow ben je niet alleen compliant voor de AVG, maar blijf je relevant voor de kandidaat met als resultaat dat zij ambassadeur blijven van jouw recruitmentbureau of organisatie.
Wil je niet alleen voldoen aan de AVG-verplichtingen maar ook onderscheidend zijn ten opzichte van ander recruiters? Bel 033-454 50 50 of mail om een vrijblijvende afspraak te maken.