Een goede recruiter ‘verstaat’ tussen de regels door, vindt gemakkelijk aansluiting en enthousiasmeert van nature. Het mensgericht werken maakt de recruiter succesvol. Waarom? Pure passie! Zaken zoals gegevens-validatie, (contract-)administratie en pagina’s door scrollen naar eigen werk, zouden de nevenactiviteiten moeten zijn. Toch behoren deze taken tot de orde van de dag. Zonde! Als je het ons vraagt.
De kunst van selectie: Ontvang alleen de juiste vacatures
Je bent wellicht bekend met verschillende recruitment software zoals OTYS Go!, Carerix, Connecting expertise of Careers XL. Deze systemen worden gebruikt om efficiënter te kunnen werken, zodat er meer tijd over blijft voor mensen-werk; leuk werk. Een groot voordeel, wanneer je in een branche werkt waar je veel nieuwe mensen wilt spreken en verbinden.
Het probleem is echter, dat alle systemen zijn ingericht naar één doel en niet gepersonaliseerd werken. Voorbeeld: Als je Connecting Expertise gebruikt, heb jij alle nieuwe vacatures in één overzicht, maar moet je nog zelf aan de slag om alleen de nuttige vacatures te kunnen zien.
Het hele werkproces, ziet er dan zo uit:
- Bekijk alle beschikbare vacatures op de markt, die automatisch zijn geïmporteerd.
- Nu kun je zoeken naar de vacatures die voor jou van toepassing zijn. De rest is helaas systeemvervuiling.
- Plaats handmatig die relevante vacatures in het CRM systeem, zodat jouw workflow kan worden opgestart en je ‘eindelijk’ aan het werk mag.
- Herhaal deze riedel de volgende dag opnieuw.
- Analyseer het effect van je werk, om morgen gerichter bezig te gaan. Helaas, de week is al voorbij.
Dat kan dus slimmer! Werk met een pre-selectie en bespaar jezelf een hoop ‘zinloos’ werk. Dan ziet het proces er als volgt uit:
- Selecteer direct de relevante vacatures, zodat alleen deze vacatures automatisch worden over genomen in jouw CRM-systeem.
- Je kunt direct aan de slag met jouw eigen werk.
- Check het proces. Op welke momenten je meer tijd besteed aan de matching, dan je zou willen? Zo leer je jouw kandidaten en opdrachtgevers nog sneller en leuker te bedienen.
Met een pre-selectie koppeling in de huidige systemen, kun je aangeven welke informatie je wilt importeren. Zo kun je direct aan de slag, op basis van jouw aanbod en expertise. Je hebt meer tijd voor de inhoud van jouw werk en je hebt gerichte inzage in het procesverloop. Zo ontdek je wat werkt en waar het werk stagneert.
Zo rollen foutloze maatwerk contracten uit het systeem
Nog zo’n voorbeeld gaat over de contractadministratie tijdens een matching-proces.
Het is eigenlijk tijd voor prosecco, want jouw opdrachtgever en kandidaat hebben elkaar gevonden. Door jou, jouw scherpe blik en begeleiding. Maar helaas moet je nog ‘even’ scherp blijven, om het contract te regelen. Meestal heb je dan de volgende handelingen uit te voeren:
- Open een template contract en sla dit op in het juiste dossier
- Scan het contract op overbodige en ontbrekende artikelen
- Pas het contract aan: gegevens overnemen uit andere systemen, knippen, plakken en tegen lezen
- Verstuur het contract
- Maak een agenda melding om de contractafhandeling op te volgen
- Sla de getekende contracten op in het juiste dossier
- Plan de opvolgingen vanuit het contract
Zo kan het ook:
- Controleer de contractgegevens in jouw systeem, en kies het vooraf opgestelde juiste template.
- Klik op ‘Oké’, zodat het correcte maatwerk-contract kan worden verzonden en alle opvolgende acties automatisch worden uitgevoerd.
Klaar!
Laat jouw bestaande systemen beter met elkaar te werken.
Naast de verschillende CRM-systemen zijn er nog een tal van andere simpele systemen, die recruitment versnellen. Denk bijvoorbeeld aan de systemen om vacatures te verzamelen, of contracten op te stellen en digitaal te ondertekenen. Deze systemen nemen de handmatige uitvoering over en helpen tijd te besparen. Wanneer je de systemen koppelt, levert het precies wat jij nodig hebt. Deze tijdsbesparing kun je nu steken in het werven van nieuwe kandidaten of het versterken van bestaande relaties.
Oftewel, bespaar jezelf de tijd van de handmatige uitvoering. Wil jij meer focus op jouw mensen? Gebruik jouw systemen dan beter. Bekijk hier hoe dat voor jouw systemen werkt.