Elke organisatie heeft ermee te maken: documenten die ondertekend moeten worden. Je wilt dat dit vlot én goed gebeurt. Toch zijn de doorlooptijden vaak lang, omdat het document veelal fysiek wordt ondertekend. Een digitale handtekening biedt uitkomst, maar wanneer is die rechtsgeldig? Gelukkig kan je dit proces tegenwoordig snel inrichten en ook verder automatiseren.
Van papier naar digitaal
Op de markt voor digitaal ondertekenen zijn er meerdere sterke aanbieders. Je kunt eenvoudig en goedkoop een abonnement afsluiten op basis van je volume of per document. Vervolgens ben je verzekerd van de rechtsgeldigheid en kun je eenvoudig de status volgen. De meeste aanbieders verzorgen dit proces volledig online, dus je hoeft geen software te installeren.
Van digitaal naar een gestroomlijnd proces
Als je de eerste stap hebt gezet naar digitaal ondertekenen, dan loop je vaak tegen een nieuwe uitdaging aan. Namelijk: hoe maak ik dit proces nu zo eenvoudig mogelijk? Het gevaar sluipt er in dat je alsnog veel handmatig aan het werk bent.
Je aanbieder van digitaal ondertekenen heeft vaak goede mogelijkheden om te integreren met jouw systemen. Waardoor je de dienst met je eigen branding en vanuit je eigen website kunt aanbieden. En je de afhandeling ook vanuit je eigen systeem kunt doen, zoals het opvolgen en het opslaan van de overeenkomsten.
Praktisch voorbeeld uit het onderwijs
Evidos (ondertekenen.nl) speelt goed in op de trend dat met name tieners, twintigers en dertigers de voorkeur geven aan een elektronische krabbel. Hun applicatie houdt zelf bij wie onderwijsovereenkomsten nog niet heeft ondertekend en studenten ontvangen automatische reminders. Het voordeel is uiteraard dat de medewerkers hier niet meer zelf achteraan hoeven en zo verlost zijn van administratieve rompslomp. Studenten reageren nu eenmaal sneller op een e-mail dan op een envelop.
XA Flow als integratiepartner
Wij zorgen voor de integratie van Ondertekenen.nl met ieder willekeurig softwarepakket door middel van API- koppelingen. XA Flow werkt overigens softwareonafhankelijk, dus wij integreren ook de software van andere aanbieders.
XA Flow beschikt over ontzettend veel standaard API-koppelingen. Benieuwd welke koppelingen wij voor jouw software beschikbaar hebben? Neem vrijblijvend contact met ons op.